Datenschutzerklärung

EMP-Control UG (haftungsbeschränkt)
Am Tuttenbrocksee 7
59269 Beckum

E-Mail: datenschutz@podya.app

PODYA ist eine SaaS-Plattform für Leistungssport-Management, nutzbar im Browser und als App für iPhone und iPad. Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Nutzern (Trainer, Athleten, Eltern, Vereins- und Verbandsmitarbeiter) im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienste. Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — zur Bereitstellung der PODYA-Plattform und ihrer Funktionen
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — zur Verbesserung unserer Dienste, Sicherheit und Fehlerbehebung
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, z. B. für optionale Analysen
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Bei der Registrierung und Nutzung von PODYA erheben wir:

PODYA arbeitet mit einer Multi-Tenant-Architektur. Jeder Verein bzw. Verband erhält einen eigenen, isolierten Mandanten (Tenant). Die Daten verschiedener Mandanten werden strikt voneinander getrennt. Nur autorisierte Nutzer innerhalb eines Mandanten haben Zugriff auf die dort gespeicherten Daten.

Die Webanwendung betreibt Vercel Inc. (USA); die Server, die Ihre Anfragen bearbeiten, stehen in Frankfurt am Main. Dateien wie Fotos, Belege und Sprachnachrichten speichern wir ebenfalls bei Vercel (Vercel Blob). Die Datenbank betreibt Neon Inc. (USA). Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Für Übermittlungen in die USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Banner über die eingesetzten Technologien informiert und um Ihre Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

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Einwilligungspflichtige Technologien

Wir setzen keine Tracking-Cookies zu Werbezwecken oder Retargeting-Cookies ein.

Vor dem offiziellen Start von PODYA können sich Interessenten auf einer Warteliste eintragen, um über den Launch informiert zu werden und exklusive Konditionen zu erhalten.

Zahlungen wickeln wir über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) ab. Kreditkartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe, sie liegen nicht auf unseren Servern. Die Verarbeitung erfolgt PCI-DSS-konform.

Einladungen, Bestätigungen und Benachrichtigungen schicken wir per E-Mail über einen Versanddienst (SMTP); Vereine und Verbände können dafür einen eigenen Mailserver hinterlegen. Push-Mitteilungen erhalten Sie nur, wenn Sie im Browser oder auf dem iPhone zugestimmt haben. Dafür speichern wir ein Geräte-Token; in der App läuft die Zustellung über den Apple Push Notification service der Apple Inc. Mitteilungen lassen sich in PODYA je Art und in den Einstellungen des Geräts abschalten.

Die App zeigt dieselbe Plattform wie der Browser. Darüber hinaus gilt:

• Kamera, Fotos, Mikrofon, Standort: nur, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen und iOS Ihre Erlaubnis erteilt hat, etwa für ein Profilfoto, einen Beleg oder eine Sprachnachricht.
• Kein Tracking: keine Werbe-ID, keine Weitergabe an Werbenetzwerke, keine Verknüpfung mit Daten anderer Apps.
• Problem melden: Wählen Sie nach einem Bildschirmfoto „Problem melden“, geht das Bild mit Ihrer Meldung an uns.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

In Gesprächen und Maßnahmen können Sie Ihren Standort teilen, auch live für 15 oder 60 Minuten. Sehen können ihn nur die Personen im jeweiligen Gespräch bzw. der Maßnahme. Die Karten lädt Ihr Gerät direkt von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich); dabei erhält die OpenStreetMap Foundation Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt.

Einige Funktionen nutzen KI-Modelle der xAI LLC (USA, Modell „Grok“). Dabei gehen folgende Daten an xAI:

• Chat-Schutz: Bevor eine Nachricht ankommt, prüft PODYA Text und Bilder auf Belästigung, sexuelle Inhalte und Annäherungsversuche gegenüber Kindern. Sprachnachrichten werden dafür in Text umgewandelt. Eine Abschrift auf Wunsch der Empfänger gibt es nur, wenn Absender und Empfänger eingewilligt haben.
• Assistent: Ihre Fragen und, wenn Sie welche anhängen, Bilder und Sprachnachrichten.
• Smart Plan (Planung von Maßnahmen): Namen der Teilnehmenden und Betreuenden, dazu Wohnadresse und Geschlecht der Teilnehmenden, um Anreise, Unterkunft und Zimmer zu planen.
• Trainingsplanung und Smart Coach: Name, Alter, Testergebnisse, Fragebogen-Auswertungen, Körperdaten, Trainings und Verletzungshinweise von Athletinnen und Athleten, um Trainingspläne und Empfehlungen vorzuschlagen.
• Belegscan: das Foto eines Belegs, um seine Angaben auszulesen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). PODYA fragt einmal je Verein danach, bevor zum ersten Mal Daten von Ihnen an xAI gehen. Die Einwilligung gilt auch für Ihre Daten in den Planungen anderer, etwa wenn Ihre Trainerin oder Ihr Trainer Smart Coach nutzt. Sie können sie jederzeit unter Profil › Datenschutz widerrufen.

Ohne Einwilligung geht nichts von Ihnen an xAI: Der Chat-Schutz prüft Ihre Nachrichten nur mit festen Regeln auf unseren eigenen Servern, Assistent, Smart Plan, Smart Coach und Belegscan stehen Ihnen nicht zur Verfügung, und in den Planungen anderer erscheinen Sie ohne Namen, Adresse und Werte, in Smart Plan etwa nur als „Athlet 3“ mit Geschlecht für die Zimmerverteilung. Personen unter 16 Jahren können nicht selbst einwilligen; für sie bleiben die KI-Funktionen aus.

Für die Übermittlung in die USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Zum Schutz von Kindern und Jugendlichen prüft PODYA Chat-Nachrichten vor dem Versand (siehe Abschnitt 12). Auffällige Nachrichten können zurückgehalten werden. Sie und Nachrichten, die jemand meldet, landen als Fall bei den Schutzbeauftragten des Vereins oder Verbands. Bei einer Meldung sehen die Prüfenden, wer gemeldet hat und warum; die gemeldete Person sieht den Fall nicht. Den Wortlaut der Nachricht und den Grund einer Meldung löschen wir nach 6 Monaten, wenn sich der Verdacht nicht bestätigt, sonst nach 2 Jahren.

Blockieren Sie eine Person, kann sie Ihnen keine Direktnachrichten mehr schicken. Die Liste der von Ihnen blockierten Personen sehen nur Sie, unter Profil › Datenschutz.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Vereine am Schutz Minderjähriger (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wenn Sie Ihr WHOOP-Konto verbinden, ruft PODYA von WHOOP Inc. (USA) Herzfrequenz, Herzfrequenzvariabilität, Schlaf, Erholung, Sauerstoffsättigung und Hauttemperatur ab. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); Sie können die Verbindung jederzeit trennen.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Zahlungsdienstleister), eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet nur statt, wenn angemessene Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bestehen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren).

Gründe für Abwesenheiten, Absagen und Fehlzeiten (etwa „krank“ oder „verletzt“) sowie Schmerzangaben und Notizen aus der Rückmeldung nach einem Termin löschen wir 24 Monate nach dem Termin automatisch; danach steht dort nur noch „abwesend“, „entschuldigt“ bzw. „abgesagt“.

Ihr Konto können Sie selbst löschen, unter Profil › Datenschutz › Konto löschen. 30 Tage lang lässt sich der Antrag dort zurückziehen. Danach löschen wir Profil, Kontaktdaten, Gesundheits- und Leistungsdaten, Fotos und geteilte Standorte; Ihre Chat-Nachrichten bleiben als „[gelöscht]“ im Verlauf, und Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, etwa Abrechnungen, bleiben bis zum Ende der Frist.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@podya.app.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.